继续教育学院教学档案管理细则
浙江医学高等专科学校继续教育学院
教学档案管理细则
第一条 为加强继续教育学院教学档案的管理，不断提高工作效率和科学管理水平，服务于学校教学工作，依据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《高职高专人才培养工作水平评估指标体系》制定本细则。
第二条 基本原则
（一）教学档案是高等学校全部档案的主体和重点，是衡量学校教学管理水平和教育质量的标志之一。完好教学档案可为教学实践、教学研究、教学管理及其经验总结提供重要的参考资料，同时也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的第一手凭证。
（二）凡是在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文本（或电子）资料、图表、声像和实物等各种载体的文件材料均属教学档案范畴。上述档案中除按规定移交校档案室的，其余应归入系（部）档案室实行集中统一管理。
（三）系（部）级档案材料的管理实行“三纳入”即：纳入系（部）的教学工作计划、规划；纳入教学管理制度；纳入系（部）领导和管理人员的职责范围，做到“四同步”即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
（四）系（部）设档案室，部门内勤为兼职档案员。
第三条 岗位职责
（一）部门领导将档案工作纳入部门管理工作计划，制定有关制度并督促执行；支持档案部门工作，定期检查，研究本部门档案工作情况并帮助解决档案工作中遇到的实际问题。
（二）部门档案员做好本部门档案材料的形成积累工作，将收集的材料整理组卷，做到组卷合理、编目清楚、标题准确；做好各类档案的保管、利用、统计工作，编制各种检索工具；做好暂时存放在本单位的教学档案组卷、分类、登记、保管、利用等工作，并及时与档案室取得联系。业务上接受校档案室的领导和检查，及时向校档案室移交档案，参加档案室组织的有关活动。
（三）班主任及时收集典型的教案、试题、试卷、重要备课记录等，向部门专（兼）职档案员移交；督促教师移交各种教学档案。
第四条 归档范围及保管期限
（一）归档的主要内容包括综合管理、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、教学研究等方面。
归档的重点是部门在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。该材料对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（二）不归档的文件材料包括上级有关教学的普发的、不办的、未定稿的文件；重份的文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；校内其他单位发来的文件，与校外单位交换来的材料。（以上不归档材料如认为有必要，也可自行作资料暂存。）
（三）教学档案保管期限分为永久、长期（15-50年）、短期（10年）。在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一卷内文件可按永久、长期、短期的顺序排列。
学生历年考试试卷、毕业论文设计等数量较大的文本原件可另行归置。保存期限原则上至学生离校后3年。
部门其他一切有保存价值的材料如:科研、外事、财会、声像等，根据具体内容划定保管期限。
（四）部门与教学工作相关的党政档案包括：
1、上级有关与本部门的来文 | 长期 |
2、部门党政会议记录、纪要、简报 | 长期 |
3、部门党政工作计划、总结、报告 | 长期 |
4、部门制定的各项规章制度 | 长期 |
5、部门开展各种学术活动的文件 | 长期 |
6、部门与国内单位协作的材料 | 长期 |
7、部门级机构图、机构的成立、合并、撤消、更改名称的文件 | 永久 |
8、部门党、政领导班子任免名单和分工 | 永久 |
9、部门统计年报及重要的统计资料 | 长期 |
10、教职工情况一览表，包括教职工名册、教职工的录用、专业技术职称的晋升与聘任、出国、离退休名单 | 长期 |
11、部门大事记 | 永久 |
12、先进工作者、优秀教师及各项奖励的评定及名单 | 长期 |
13、部门资料室、实验室建设的有关材料 | 长期 |
（五）部门日常教学档案包括：
1、学科、专业设置、论证、申报、审批、总结材料 | 永久 |
2、各专业发展规划、教学计划、教学大纲、课程建设的制定、修改的原则、完成情况 | 永久 |
3、学期校历表、课程表，教师手册、教学任务书 | 长期 |
4、教学改革立项及实施总结、教学成果、获奖、经验总结等相关材料。 | 短期 |
5、教师工作量核算、登记材料 | 短期 |
6、典型教案、讲义 | 长期 |
7、自编、主编、参编的教材、教学指导书、实习指导书以及教师本人自编的讲义、自制的多媒体课件等（获奖情况） | 长期 |
8、各专业使用的国内外教材及指定参考书等的书目、版本（样本） | 长期 |
9、专业教学检查、评估及总结 | 长期 |
10、各级优秀课程评审、验收材料 | 长期 |
11、实验大纲及指导书，实习计划、实习大纲、实习报告（总结），假期社会调查及专项社会调查报告（总结），优秀课程论文（设计）、实习报告和毕业论文（设计）等实践教学材料。 | 短期 |
12、各门课程考核试卷及标准答案（含评分标准）与分析 | 短期 |
13、学生毕业论文及评审意见 | 长期 |
14、学生获奖、发表论文、考研、社会实践情况 | 短期 |
15、各年级新生登记表 | 短期 |
16、学生每学期考试成绩报告单 | 长期 |
17、学生学籍变更材料。包括休学、复学、退学、转学、转专业、奖惩、结业、肄业的报批材料 | 长期 |
第五条 整理组卷
（一）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，对材料的内容、数量和载体形式等进行系统整理，组成卷式或盒式档案保管单位。
（二）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。
（三）组卷时一律要用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。相同内容的文件材料视情况组成一卷或多卷。每卷不得超过200页。
卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后；印章在前、定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。
（四）卷内材料一律拆掉金属物，对破损的材料应进行修补。需装订的卷应右边、下边整齐后左侧装订。
按顺序编写页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，应在右上方加盖件号章，每件自编页号。
（五）填写卷内目录及备考表。备考表包括本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案人员标注时间。
第六条 归档目录体系
（一）部门应根据教学档案归档范围对要保留的重要教学档案进行筛选、确保应归档的教学档案得以收集齐全，内容完整准确。
（二）案卷标签各栏目按一二级目录内容填写；根据卷内材料所属指标、观测点及相关内容填写主要内容标题，简短、准确。
（三）部门教学档案编号按序号形式标明，排列入柜，并制作各种检索目录。
（四）案卷按规定时间移交校档案室，填写移交目录一式二份，各执一份备查。